【社労士監修】長期出張時の食事補助｜経費削減と従業員ケアの両立策

長期出張で経費にできる費用

長期出張とは、一般的に1カ月以上の期間にわたる出張をいいます。出張に必要な費用を経費として計上することで、企業は法人税等の、従業員は所得税等の軽減が可能です。ここでは、長期を含む一般的な出張で経費にできる主な費用について解説します。

交通費

長期出張における交通費とは、出張先への往復に加え、現地での移動に必要な費用をいいます。

具体的には、公共交通機関の利用料金や、業務上必要なタクシー代・レンタカー代などが経費として認められます。ただし、必要以上に高額な交通手段の利用は認められない場合があるので注意が必要です。

また、長期出張の場合、定期券の購入も交通費として経費計上できます。経費申請には、必ず領収書の保管と提出が必要です。

宿泊費

長期出張にまつわる経費の中でも、特に大きな割合を占めるのが宿泊費です。ホテルや短期賃貸マンションなど、長期滞在中に利用した宿泊施設の費用が経費として認められます。

多くの企業では、宿泊費に上限を設けています。長期滞在割引を利用できる施設もあるため、事前に調査することでコスト削減が可能です。宿泊費の経費処理には、領収書の提出が必須です。

出張手当（日当）

出張手当（日当）は、出張中の食事代やその他の雑費をカバーするために支給される補助的な手当です。あらかじめ社内で旅費規程を定めておくことにより、所得税の対象外となります。

日当には、飲食代・備品代・通信費などが含まれますが、実際の使用額が支給額を下回っても、差額を返金する必要はありません。これは従業員にとって嬉しいメリットとなります。

長期出張で経費にできない費用

長期出張中であっても、すべての費用が経費として認められるわけではありません。ここでは、一般的に経費として認められない費用とその理由について解説します。

観光・娯楽・リラクゼーション

長期出張中であっても、現地での私的な観光や娯楽、リラクゼーションにかかる費用は、原則として経費として認められません。これらは業務とは直接関係のない個人的な活動とみなされるためです。

具体例としては、休日に訪れた観光地の入場料・映画鑑賞代・マッサージ代などが該当します。ただし、業務の一環として行われる場合（例：取引先との接待で観光地を訪れる）は例外となる可能性があります。

経費申請の際は、その活動が業務に直接関連しているかどうかを明確に説明できることが重要です。

移動や宿泊のアップグレード

航空機・新幹線・レンタカーなどの移動手段や宿泊施設のアップグレードは、原則経費としては認められません。具体例としては、出張中にエコノミークラスからビジネスクラスへの変更・通常の座席からグリーン車への変更・標準的な車種から高級車へのアップグレードなどが挙げられます。

これらは、業務遂行に必要不可欠とはみなされないため、従業員自身の自腹となりますが、以下のような例外的なケースでは、アップグレードが認められることがあります。

• 社内規定により、特定の職位以上の従業員に特定のランクでの移動や宿泊が許可されている場合
• 長時間のフライトや移動が業務効率に影響を与えると判断される場合
• 緊急時や不可抗力により、適当なレベルのチケットが手配できない場合

仮にアップグレードを行う際は、必ず事前に会社へ確認するようルールを整備することが求められます。

食費

出張中の食費は、基本的に経費として認められません。これは、食事が日常生活に必要な基本的な支出であり、出張の有無に関わらず発生する費用だと考えられるためです。つまり、通常の勤務日と同様に、出張中の食事代も個人負担が原則です。

しかし、この原則には例外があります。次の項で詳しく解説します。

例外的に食費が経費となるケース

食費が経費として認められる特殊な例として、主に以下のようなケースが挙げられます。

• 会議費：業務上の会議や打ち合わせに伴う食事は「会議費」として経費計上できる場合があります。ただし、多くの企業では、1人あたり5,000円程度を上限としています
• 接待交際費：取引先との会食など、業務上の接待に関わる食事代は「接待交際費」として経費計上できます。ただし、会社の規定に沿った適切な金額であることが条件です
• 出張手当（日当）に含まれる場合：会社の規定により、出張手当や日当に食費が含まれている場合は、間接的に食費が経費として扱われているといえます

これらのケースでも、領収書の保管や適切な申請手続きが必要です。

出張旅費規程の重要性

出張旅費規程は、企業における出張経費の取り扱いを明確に定めた重要な社内規定です。特に長期出張の場合、通常の出張とは異なる経費が発生する可能性が高いため、詳細な規程の作成が欠かせません。ここでは、出張旅費規程の必要性と作成のポイントについて説明します。

出張旅費規程を作成する主な目的は以下の通りです。

• 経費処理の統一化と効率化
• 従業員間の公平性の確保
• 税務上のリスク回避
• 不正経理の防止

長期出張特有の規定としては、滞在期間による日当の変動や、長期滞在施設の利用基準・現地での交通手段の選択基準などが挙げられます。

たとえば「出張が1カ月を超える場合、2カ月目からは日当を○○%減額する」といった規定を設けることで、長期出張に伴うコストを適切に管理できます。

出張旅費規程の作成と運用にあたっては、定期的な見直しも必要です。社会情勢や企業の状況に応じて適切に更新することで、より効果的な出張管理が可能となります。

出張経費の効率的な管理方法

長期出張における経費管理は、企業にとって重要な課題です。適切な管理方法を導入することで、経費の透明性が高まり、従業員の負担も軽減されます。ここでは、効率的な出張経費管理のための方法やツールについて説明します。

仮払金の活用

仮払金は、出張前に概算の経費を従業員に支給する制度です。出張手当は、通常、後日の支給となるため、出張中の費用はいったん従業員が立て替えなければなりません。特に長期出張の場合、個人の立替金額が高額になる可能性があるため、仮払金の活用は有効です。

仮払金の金額は、過去の同様の出張実績や出張期間・目的地などを考慮して設定します。出張後は、実際にかかった費用と仮払金額の差額を精算します。

ただし、仮払金の管理には注意が必要です。不正経理の防止のため、適切な金額設定と精算プロセスの整備を徹底しなければなりません。また、長期出張の場合は、月ごとの概算精算を行うなど、こまめな管理が求められます。

経費精算システムの導入

経費精算システムを導入することで、出張経費の管理の大幅な効率化が可能です。特に長期出張では、発生する経費の数が多くなるため、システム化のメリットが大きくなります。

経費精算システム導入のメリットには、以下のようなものが挙げられます。

• ペーパーレス化による業務効率の向上
• リアルタイムでの経費状況の把握
• 経費申請から承認、支払いまでのプロセスの迅速化
• データ分析による経費の最適化

最新の経費精算システムでは、スマートフォンで領収書を撮影するだけで自動的にデータ化されるなど、従業員の負担を大幅に軽減する機能も搭載されています。また、クラウド型のシステムを利用することで、出張先からでもリアルタイムで経費の申請や承認が可能になります。

経費精算システムを選択する際は、自社の規模や出張の頻度、経費の種類などを考慮し、最適なものを選ぶことが重要です。また、導入後は従業員への適切な研修を行い、システムの利用を徹底することで、その効果を最大限に引き出すことができます。

長期出張中の食費をサポートする福利厚生

長期出張中の食費は基本的に個人負担となりますが、企業が福利厚生の一環として食事補助を提供することは可能です。これにより、従業員の満足度や生産性の向上につながります。ここでは、効果的な食事補助の方法として、日本一の実績を持つ食事補助の福利厚生サービス「チケットレストラン」を紹介します。

加盟店での食事代が半額に「チケットレストラン」

「チケットレストラン」は、一定の利用条件下にて、全国25万店舗以上の加盟店での食事を半額で利用できる食事補助の福利厚生サービスです。

加盟店のジャンルは、コンビニ・ファミレス・カフェ・三大牛丼チェーン店など幅広く、利用者の年齢や嗜好を問いません。

勤務時間内であれば、時間や場所を問わないため、長期出張中やリモートワーク中の従業員も通常通り利用可能です。

こうした利便性の高さから、導入企業の利用率98%・継続率99%を誇る人気サービスとなっています。

関連記事：チケットレストランの魅力を徹底解説！ランチ費用の負担軽減◎賃上げ支援も

「チケットレストラン」導入のメリット

「チケットレストラン」導入することにより、企業は以下のようなメリットを得ることができます。

• 従業員満足度の向上：食事補助は、従業員の生活を直接サポートする福利厚生であり、満足度向上に大きく寄与します。特に長期出張中の従業員にとっては、経済的・精神的な支援となります
• 生産性・業績の向上：適切な食事補助により、従業員の健康維持や栄養バランスの改善が期待できます。これにより、長期出張中でも高い生産性を維持しやすくなります
• 企業価値の向上：充実した福利厚生は、企業イメージを向上させ、企業価値向上に寄与します
• 人材確保と定着：食事補助などの福利厚生は、求職者にとって魅力的な要素となり、人材の確保に有効です。また、既存の従業員の定着率向上にも寄与します
• 節税効果：適切に運用することで、企業の法人税や従業員の所得税などの節税効果が期待できます

さらに、月1度のチャージで運用でき、バックオフィスに負担をかけない手軽さも大きなメリットとなっています。

関連記事：食事補助は課税される？給与にしないための非課税限度額

まとめ

長期出張における経費の扱いは、企業と従業員双方にとって重要な課題です。特に食費は、基本的に自己負担となるため、長期間にわたる出張では従業員の経済的・健康的な負担が大きくなる可能性があります。

「チケットレストラン」をはじめとする福利厚生の食事補助は、こうした従業員の負担を軽減する有効な選択肢のひとつです。

長期出張中の従業員の経済的なサポートはもちろんのこと、サービスを利用するすべての従業員の満足度向上や健康管理、そして企業の生産性向上や人材確保・定着をかなえる施策として、ぜひ導入を検討されてはいかがでしょうか。

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