【社労士監修】有給休暇の年5日取得義務化について解説。罰則や中途入社・パートの対応も

有給休暇の年5日取得の義務化とは

有給休暇は法律で定められている労働者の権利です。ただし実際には十分取得できていないケースもありました。このような状況の改善に向けて2019年4月から、有給休暇の年5日取得が義務化されています。

年5日の有給休暇は、以下のいずれかの方法で従業員に取得させなければいけません。

• 企業による時季指定で有給休暇を取得させる
• 従業員の申請に応じて有給休暇を取得させる
• 計画年休により有給休暇の取得時季を決める

3種類の有給休暇の取得方法について解説します。

関連記事：【社労士監修】有給休暇の法律は？労働基準法で定められた法定有給休暇について

従業員の自発的な取得が難しいときは企業が時季指定し有給休暇を取得させる

時季指定を行い従業員に有給休暇を取得させるときには、企業が従業員に対して有給休暇を取得する日を指定します。

ただし企業にとって都合のよい日付を一方的に指定するのではありません。あらかじめ従業員に有給休暇の取得時季に関する意見をヒアリングし、その意見を尊重することが求められます。

従業員から有給休暇の取得時季について意見を聞く方法は、企業が任意で決めて構いません。面談・メール・システムなど、スムーズにやり取りできる方法でヒアリングします。

従業員の申請に応じて有給休暇を取得させる

有給休暇は労働者の持つ権利のため、従業員は理由を問われることなく自由に取得できます。義務化された年5日の有給休暇取得に関しても、企業が時季指定をすることなく、従業員が申請して取得することも可能です。

従業員からの有給休暇の申請により、年5日の有給休暇を取得した場合には、企業からの時季指定はできません。

ただし企業には時季変更権が認められています。従業員が有給休暇の取得に指定した日にちに休むと、事業の正常な運営を妨げる場合には、有給休暇を取得する日を変更可能です。

関連記事：【社労士監修】有給休暇の理由を聞くのはダメ？取得の方法と申請理由の例

計画年休により有給休暇の取得時季を決める

企業が計画的に取得日を決めて有給休暇を取得させる、計画年休を利用する方法もあります。あらかじめ有給休暇を定めるため、労務管理の手間が省ける方法です。

従業員にとっても「自分だけ休むのは申し訳ない」といううしろめたさを感じることなく有給休暇を取得できるメリットがあります。

ただし従業員へ付与した有給休暇全てを計画年休とすることはできません。従業員が自由なタイミングで取得できる有給休暇を、5日間以上必ず確保する必要があります。

また計画年休を定めるときには、就業規則への規定と労使協定の締結を行わなければいけません。導入前の手続きが必要となるため、早めに準備を進めるとよいでしょう。

有給休暇の年5日取得義務化に必要な手続き

有給休暇の年5日取得義務化により、必要な手続きがあります。年次有給休暇管理簿と就業規則について見ていきましょう。

年次有給休暇管理簿の作成と保管

有給休暇の年5日取得が適切に行われているか確認できるよう、企業は年次有給休暇管理簿を従業員ごとに作成して3年間保管しなければいけません。

年次有給休暇管理簿では、有給休暇を付与する基準日・有給休暇の日数・取得した日付が分かるようにします。

就業規則の規定の変更

企業が定める就業規則には、法律で記載することが定められている絶対的必要記載事項があります。休暇に関する項目は絶対的必要記載事項の一種です。

企業による時季指定で有給休暇を取得させる場合には、時季指定の対象範囲や、時季指定の方法などを就業規則の規定へ加えなければいけません。また計画年休により有給休暇の取得時季を決める場合にも、就業規則への記載が必要です。

これから時季指定の有給休暇や計画年休を実施するときには、就業規則の規定の変更を忘れずに実施しましょう。企業規模によっては労働基準監督署への提出も必要です。

有給休暇の年5日取得の義務化が実施された背景

有給休暇の年5日取得は、どのような経緯で義務化されたのでしょうか？実施された背景について解説します。

低い有給休暇の取得率

日本の有給休暇の取得率は、以下の通り2001年から2017年まで50％を下回る水準で推移しています。有給休暇の年5日の取得義務化が実施された2019年からは年々取得率が上がっており、2023年には62.1％を記録しました。

出典：厚生労働省｜令和5年就労条件総合調査の概況

ただし他の地域と比べると、有給休暇の取得率はまだ低い水準です。

例えばエクスペディアの実施した調査では、世界11地域の2023年の有給休暇取得率は以下の結果でした。日本の有給休暇取得率は63％で最下位となっており、10位のニュージーランドとも大きな差が開いています。

2023年度に余った有給休暇日数を比べた調査結果も見ていきましょう。

日本は付与する有給休暇日数が少ないにもかかわらず、他の地域と比べて最も多い7日間の有給休暇が余っています。

有給休暇取得率をより高めるには、義務化された年5日の有給休暇取得に加えて、現時点で余っている有給休暇をどのように取得させるかも考慮が必要です。

参考：
Explore by Expedia｜エクスペディア 世界11地域 有給休暇・国際比較調査2024を発表
Expedia｜有給休暇国際比較調査2024

働き方改革の推進

働き方改革とは、従業員が個々の事情に合わせて柔軟な働き方を選べるよう、行われている取り組みのことです。少子高齢化により生産年齢人口が減っている中、人材確保のためにも欠かせない取り組みといえます。

有給休暇の年5日取得義務化も、働き方改革の一環です。従業員が必要なときに気兼ねなく有給休暇を取得できる制度が整えられれば、より多くの人が働きやすい環境になると考えられます。

有給休暇の年5日取得義務化の対象となる従業員

有給休暇の年5日取得義務化の対象は、入社から6カ月間継続して雇用されていて、全ての労働日の8割以上出勤しており、年10日以上の有給休暇を付与されている従業員です。

従業員に付与する有給休暇について確認した上で、フルタイムとパート・アルバイトに分けて、有給休暇の年5日取得義務化の対象となるタイミングをチェックしましょう。

参考：厚生労働省｜年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説

関連記事：【社労士監修】有給休暇の付与日数のタイミングは？前倒し方法やタイミング、計算ツールも

フルタイムで働く従業員

フルタイムで働く従業員が入社から6カ月間継続勤務し、その間の出勤日数が全労働日の8割以上である場合には、10日間の有給休暇を付与するよう定められています。有給休暇の年5日取得義務化の対象となるのは、原則として入社から6カ月後です。

パート・アルバイトなど所定労働日数が少ない従業員

有給休暇は雇用形態にかかわらず、要件を満たした従業員に付与しなければいけません。このとき所定労働日数に応じて、以下のように有給休暇を付与するよう定められています。

有給休暇を年10日以上付与され、有給休暇の年5日の取得義務化の対象となるのは、週所定労働日数4日・1年間の所定労働日数169～216日なら、原則として入社から3年6カ月継続勤務したときです。

また週所定労働日数3日・1年間の所定労働日数121～168日なら、原則として入社から5年6カ月継続勤務したときです。

週所定労働日数が2日や1日の場合には、有給休暇の年5日の取得義務化の対象とはなりません。

年5日の有給休暇を取得させる期限

年5日の有給休暇の取得は、有給休暇を付与した基準日から1年以内に従業員に取得させなければいけません。

例えば4月1日に入社し正社員として働く従業員に、法律の定め通りに有給休暇を付与する場合には、基準日は10月1日となります。年5日の有給休暇は、翌年の9月30日までに取得させれば問題ありません。

また企業によっては有給休暇の付与のタイミングが異なることもあります。そのような場合に、従業員へ有給休暇を取得させる期限も見ていきましょう。

法律で定められた基準日より前に全ての有給休暇を付与した場合

法律では入社から6カ月後に有給休暇を付与するよう定めていますが、それより早いタイミングで付与することも可能です。

例えば入社日に1年目の有給休暇10日を全て付与するケースでは、基準日は入社日となります。4月1日に入社すると同時に有給休暇を付与した場合、年5日の有給休暇は翌年3月31日までに従業員に取得させれば問題ありません。

法律で定められた基準日より前に有給休暇の一部を付与した場合

基準日に付与する有給休暇の一部を、法律で定めている基準日より前に付与することも可能です。この場合有給休暇の付与日数が10日に達した日から1年間の間に、5日の有給休暇を付与しなければいけません。

また有給休暇の付与日数が10日に達する前に、従業員が有給休暇を取得した場合には、取得が義務化されている5日から、取得した有給休暇の日数を差し引けます。

4月1日に入社した従業員に対して、入社日に5日、6カ月後の10月1日に5日の有給休暇を付与するケースで考えましょう。

このケースで7月に従業員が有給休暇を3日取得しているとすると、10月1日から翌年9月30日の間に残り2日の有給休暇を取得させる必要があります。10月1日までに従業員が有給休暇を取得していない場合には、10月1日から翌年9月30日の間に5日の有給休暇を取得させなければいけません。

基準日を統一するために取得義務のある期間が重なる場合

企業によっては事務手続きを簡略化するために、入社2年目以降の有給休暇の付与日を統一しているケースがあります。この場合、入社1年目の従業員は、年5日の有給休暇の取得義務のある期間が重なるかもしれません。

このように期間が重複する場合には、重複が生じる2つの期間を通じて、その期間の日数に応じた有給休暇を取得させてもよいと定められています。

例えば4月1日に入社した従業員Aに、10月1日に10日の有給休暇を付与したとします。この企業では入社2年目以降の従業員に対して毎年4月1日に有給休暇を付与するルールです。従業員Aには入社翌年の4月1日に2年目分の11日の有給休暇を付与します。

このとき入社翌年の4月1日～9月30日までの6カ月間は、1回目の基準日である10月1日～入社翌年9月30日までと、2回目の基準日である入社翌年4月1日～翌々年3月31日までの、2つの期間が重複します。

このケースでは2つの期間を合わせた18カ月の間に「（月数÷12）×5日」で算出した日数以上の有給休暇を取得させることも可能です。

紹介したケースでは「（18カ月÷12）×5日＝7.5日」のため、入社翌々年3月31日までに8日以上の有給休暇を取得させればよいということになります。　

ただし従業員が半日単位の取得を希望し、企業が応じた場合7.5日以上とすることも可能です。

有給休暇の年5日取得義務に違反したときの罰則

有給休暇の年5日の取得義務には、違反に対する罰則が以下の通り設けられています。

従業員が1人でも年5日の有給休暇を取得できていない場合には、法律違反として扱われます。罰則が科されることのないよう、適切に有給休暇を取得させなければいけません。

従業員が有給休暇を拒否した場合にも法律違反とみなされる可能性に注意

企業が従業員に有給休暇の時季指定を行っても、従業員が従わず、自己判断で出勤するケースも考えられます。この場合、企業が労働を受け取ると有給休暇とは扱われません。

結果的に年5日の有給休暇を従業員に取得させられなければ、罰則の対象となります。従業員が定めに従い有給休暇を取得するよう、義務化されたことや休むことの大切さなどについてよく説明することが重要です。

有給休暇の取得率アップによるメリット

有給休暇の取得率が上がると、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか？代表的なメリットを紹介します。

生産性の向上

有給休暇の取得率が高まり休暇が増えれば、従業員はゆっくり休む時間や、趣味の時間、家族と過ごす時間などを取りやすくなります。連休として取得すれば、旅行で普段と違う体験をすることも可能です。

プライベートの活動を充実させて、心身共にリフレッシュすれば、日頃の疲れを癒やせるでしょう。ストレスを発散しすっきりすると、日常では思いつかないアイデアが湧いてくる可能性もあります。

その結果、従業員は業務に集中して取り組みやすくなりますし、アイデアを活かしたよりよい商品やサービスの開発にもつながるかもしれません。

全ての従業員がベストコンディションで仕事に臨むことで、生産性向上も期待できます。

離職率の低下

希望したタイミングや定められた時季に有給休暇を取得できる職場は、休みやすく働きやすい職場といえるでしょう。働きやすいと感じる従業員が多ければ、従業員の離職率は低下します。

少子高齢化により生産年齢人口が減少し続けている今、人手不足はあらゆる業界で進行していく見込みです。離職率の低下につながる取り組みを行えば、人材確保をしやすくなるでしょう。

また高いスキルを持つ従業員の離職を防ぐことは、企業の生産性向上とも関連します。これまでの経験をもとに、商品やサービス・業務の進め方などに関する改善のアイデアが出てくるかもしれません。

人件費や採用・教育にかかる費用の削減

有給休暇の取得により生産性の向上が実現すれば、企業全体の労働時間が減少し、人件費の削減につながることが期待できます。全ての従業員が定時で退社すれば、オフィスの光熱費節約も可能です。

また離職率が低下すれば、新たな人材を採用する必要がないため、採用にかかる費用を削減できます。採用した人材の教育にかかる費用や手間も不要です。

複数の費用の削減により、利益アップにつながるかもしれません。

年5日の有給休暇をスムーズに取得するための取り組み

従業員に年5日の有給休暇を取得させられず、企業が罰則の対象となることを避けるには、有給休暇を取得しやすい制度設計や環境づくりが役立ちます。具体的な取り組みについて見ていきましょう。

有給休暇の取得にインセンティブを支給する

自ら有給休暇を申請する従業員を増やすには、有給休暇の取得にインセンティブを設けるとよいでしょう。例えば休暇を楽しむためのお小遣いとして、数千円ほどのインセンティブを支給すれば、有給休暇を取得する従業員を増やすことにつながります。

「閑散期に有給休暇を取得した従業員へインセンティブを支給する」「土日と合わせて連休を取得する従業員へインセンティブを支給する」といった支給の仕方を参考にするとよいでしょう。

ユニークな有給休暇を導入する

計画年休の制度を活用して、ユニークな有給休暇を導入してもよいでしょう。例えば飛び石連休があるときに間を埋めるように有給休暇を取得させるブリッジホリデーや、従業員や家族の記念日に合わせて有給休暇を設けるアニバーサリー休暇などがあります。

夏期休暇や年末年始休暇などと有給休暇を組み合わせて大型連休にする取得の仕方も有効です。

企業全体の有給休暇を設ける

全従業員が一斉に休暇を取っても問題のない事業形態であれば、計画年休で企業全体の有給休暇を設ける方法があります。全ての従業員が同じ日に有給休暇を取得するため、管理しやすいのがメリットです。

例えば設立記念日・四半期ごとの特別休暇などを設けるとよいでしょう。

班やグループごとの休暇を設ける

班やグループごとに休暇にする方法もあります。企業全体で休暇を取るのが難しい場合でも、交代で有給休暇を取得させる方法であれば、取り入れやすいでしょう。

閑散期に合わせて、順番に有給休暇を取得できるように調整すれば、業務の負担を抑えつつ有給休暇を取得させられます。

有給休暇を半休として取得できるようにする

従業員の予定に合わせて利用しやすいよう、有給休暇を半休として取得できるよう、制度を整備することも有効です。半休が認められれば、通院や子どもの授業参観など、プライベートの予定に有給休暇を使いやすくなるでしょう。

半休は義務化された年5日の有給休暇取得に含めることが可能です。半休1回で0.5日として取得日数をカウントします。

ただし時間単位での有給休暇は、義務化された年5日の有給休暇に含まれません。混同しないよう注意が必要です。

年次有給休暇取得計画表を作成する

従業員ごとの有給休暇の取得予定を明確にするためには、年次有給休暇取得計画書を作成するとよいでしょう。誰がいつ有給休暇を取得する予定なのかを従業員が確認できるようになっていれば、従業員同士で取得時季を調整しやすくなります。

まずは1年間の有給休暇が付与される基準日に、1年間の有給休暇の取得予定を立ててもらいましょう。その上で四半期別・月別などで調整できるようにすると、当初予定になかった有給休暇の取得にも対応可能です。

他の従業員が有給休暇を取得していると分かることで、気兼ねなく有給休暇を利用できるようになることも期待できます。

業務の見直しを行い従業員の負担を減らす

誰か1人が休むと仕事が滞る状況では、従業員はなかなか有給休暇を取得できません。このような職場で有給休暇のスムーズな取得を促すには、業務の見直しが必要です。

今ある業務を洗い出し、工程別に見ていくと、重複している部分や形式的に行っている部分が見つかる可能性があります。このような省ける手間をなくすことで、日々の業務の負担が軽くなり、有給休暇を取得しやすくなるでしょう。

またいつも同じ部署や従業員が有給休暇を取得できていないなら、業務の負担に差が出ている可能性があります。どのような業務を担っているのかを明確にした上で、全体の負担が均一になるよう業務を再分配すると、全ての従業員の確実な有給休暇取得につながります。

システムの導入により業務効率化を実施する

これまで人が担ってきた仕事をシステムに任せることも検討するとよいでしょう。業務の負担を軽減すれば、従業員は有給休暇を取得しやすくなります。

例えば経費精算システムを導入すれば、伝票の起票や帳簿付けなどの自動化が可能です。バックオフィスの業務を減らすことで、従業員に他の仕事を任せられるようになるでしょう。

人材が不足している部署や、コア業務を担う部署に配置する従業員を増やすことで、企業全体の業務の負担軽減につながります。

有給休暇を取得しやすい雰囲気を醸成する

制度があっても、安心して制度を利用できる雰囲気がなければ、従業員は有給休暇を取得しにくくなります。

「都合に合わせて有給休暇を活用してよい」「有給休暇は従業員の権利」「よい仕事には休暇も重要」など、有給休暇の取得を促すメッセージを積極的に伝えていきましょう。上司やリーダーが率先して有給休暇を取得すると有効です。

上司やリーダーが有給休暇の取得に消極的な場合には、年5日の有給休暇の取得義務化や、休暇の重要性などについて解説する機会を設けましょう。上司やリーダー向けの研修を開催したり、ミーティング時に伝えたりします。

繰り返し実施することで、有給休暇を取得しやすい雰囲気づくりにつながるでしょう。

「有給休暇を5日しかもらえない」と誤解を招かないためにすべきこと

年5日の有給休暇取得義務化と聞くと「有給休暇を5日しかもらえない」と誤解する従業員もいるかもしれません。従業員の誤解を招くことがないよう、付与された日数を上限に、5日を超えた有給休暇の取得ができることをあらかじめ説明しておきましょう。

また計画年休を導入している企業では、企業全体もしくは部署ごとなどで一斉に有給休暇を取得させることもあるため、従業員が有給休暇を取得していると気付いていない可能性があります。

例えば年5日の有給休暇を計画年休で取得させている場合、従業員が自由な時季に取得できる有給休暇の日数は入社1年目なら5日です。この場合にも従業員は「有給休暇を5日しかもらえない」と誤解するかもしれません。

有給休暇の制度を整備するときや、新たな従業員が入社するときに、説明の機会を設けると誤解を避けやすくなります。

年5日の有給休暇取得義務を果たすための有給休暇の管理方法

年5日の有給休暇取得義務を果たすには、従業員一人ひとりの有給休暇付与日数や取得日数などを管理する必要があります。確実に有給休暇を取得させるために役立つ管理方法を見ていきましょう。

新卒入社が多い・従業員が多いなら基準日を統一する

有給休暇を付与する基準日は、法律通りであれば入社から勤続6カ月後です。入社日が異なれば基準日も異なるため、確実に年5日の有給休暇を取得させるための管理は煩雑になります。この管理の手間を抑えるには、基準日を統一するのが有効です。

特に新卒入社が多い企業や、従業員数が多い企業では、全ての従業員の基準日を年始・年度始めなどに統一するとよいでしょう。年5日の有給休暇を取得させる期間を企業全体でそろえられるため、管理の簡略化が可能です。

中途入社が多いなら基準日を月初にする

中途入社が多い企業では、新たな従業員が入社するタイミングは新卒のように新年度のみではありません。このような場合には、基準日を月初に定めるとよいでしょう。

月ごとに年5日の有給休暇を取得させる期間をそろえることで、有給休暇の取得日数を確認したり、取得を促したりするタイミングをまとめられます。

勤怠管理システムで管理する

従業員の出退勤・休憩時間・残業時間などを管理できる勤怠管理システムを導入するのも1つの方法です。有給休暇の管理ができるシステムを導入すれば、各従業員が年5日の有給休暇を取得する期間内に、適切に有給休暇を取得できる体制を構築しやすくなります。

計画的に有給休暇の取得が行われていない場合に、アラートで知らせる機能がついているシステムもあります。システムに従えば、期間内に従業員に有給休暇の取得を促すことが可能です。

年5日の有給休暇取得から働きやすい職場づくりに取り組もう

有給休暇の取得率が低い水準で推移する中、働き方改革の一環として2019年4月から、年5日の有給休暇取得が義務化されました。年10日以上の有給休暇が付与されている従業員が対象です。

これまでも有給休暇は従業員の権利として法律に定められていましたが、企業は付与するのみでよく、取得させる必要はありませんでした。義務化により、取得させる必要が出てきたことがポイントです。

従業員が必要に応じて有給休暇を取得できる制度の整備は、働きやすい職場環境づくりにつながります。生産年齢人口が減少していく中、人材確保につながる取り組みとして、まずは義務化された年5日の有給休暇取得の確実な実施に取り組みましょう。

併せて他の福利厚生の充実度アップによっても、働きやすい職場づくりが可能です。従業員満足度の高い福利厚生を導入するとよいでしょう。

対象となる従業員に公平に提供でき、実質的な手取り額アップにつながる制度として、食の福利厚生サービス「チケットレストラン」の導入を検討するのもおすすめです。

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