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リモートワークに必要なものとは?便利グッズや求められるスキル

2022.07.05

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リモートワークに必要なものとは、どのようなものでしょうか?リモートワークを導入する際、企業はさまざまなルールやもの(グッズ)を用意する必要があります。今回はリモートワーク初心者の企業が準備すべきものやあると便利なグッズを紹介します。

従業員が快適に、かつスムーズにリモートワークに集中できるよう、企業が提供できる福利厚生や補助についても触れています。

目に見えるものだけでなく、リモートワークで必要とされるスキルや意識についても参考になるでしょう。

リモートワークとは

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、2020年頃から急速に「リモートワーク」という単語が普及しました。公的機関では「テレワーク」と表現します。リモートワークやテレワークは、在宅勤務という意味に捉えられがちです。実際には自宅だけでなく、カフェやコワーキングスペースなどでの勤務も含まれます。

企業のオフィスとは、異なる場所での業務をリモートワークやテレワークと考えるとわかりやすいでしょう。ワーケーションもリモートワークの1種です。ワーケーションは、仕事の「ワーク」と旅行地などで休暇を過ごす「バケーション」を併せた造語とされ「生活を営む地域を離れて余暇と仕事を楽しむこと」を意味します。

リモートワークの導入は、企業で働く人のワークライフバランス両立に一役買うだけでなく企業にとっても多くのメリットがあります。通勤費の軽減、オフィス規模縮小によるオフィス賃料や水道光熱費の軽減など、大きな経費削減が可能です。乗じて本社機能を地方に移したり、浮いた経費で一層充実した福利厚生を従業員に提供し、還元したりする企業も増えています。

ただし、リモートワークを実施できる業界・業種はある程度限られており、同じ企業の中でもわかれる場合があります。また、全ての企業がリモートワークを評価しているわけではなく、リモートワーク継続を認めている企業や従業員の個々の理由によりリモートワークを限定的に許可している企業もあります。

リモートワークを実施できる人

リモートワークを導入する企業は、リモートワークが実施できる、もしくは認められる人を見極める作業が必要です。リモートワークができない部署や従業員に対しては、給与や福利厚生面、有休などで特典をつける企業がほとんどです。リモートワーク可能な従業員は大きく分けると、次の3つの特徴のどれかが当てはまるでしょう。

リモートワークやワーケーションができる職種の人

リモートワークやワーケーションが認められるのは、仕事をオフィス外に持ち出せる職種の人に限ります。たとえば、製造業などの場合、デスクワークの総務・経理・広報といった部署の人はリモートワーク可能ですが、製造ラインや搬出作業、製造機器のチェックを行う部署で働く人には難しいと想像できます。

一方で、以前はリモートワーク不可とされることが多かった顧客窓口や受付、営業といった部署で働く人でも、オンライン会議ツールやオンライン電話を用いてリモートワークが認められるケースが増えてきました。

リモートワーク利用に適切な理由がある人

リモートワークの普及により、育児や介護、体調不良などの事情を抱える人でもプライベートと仕事の両立がしやすくなった傾向があります。家族の転勤への帯同・地方移住など出社が難しい人にもリモートワークを認めれば、引っ越し前と同じ仕事を続ける選択肢が生まれます。実際に多くの企業が、リモートワークでの働き方を縮小しても、事情がある従業員には特例的にリモートワークを認めているそうです。

通勤の時間や手間がなくなる、もしくは短縮できれば仕事が続けられる人に対して、リモートワークを許可することは、人材の流出を防ぎ、人材育成や人材確保にかかるコストを抑えることにもつながります。

リモートワークが目的で就職した人

特に、2020年のコロナ禍以降「リモートワークを導入」を条件に就職・転職活動をする人が増えたといわれています。「リモートワークが可能だから」と入社を決めた従業員に、出社勤務を受け入れさせるのは、至難の業です。

結論からいえば、こうした場合はリモートワーク継続を認め、他の従業員にも納得してもらう努力をするほかないでしょう。出社を強いる場合には給与アップも対策として検討するべきかもしれません。他の対応策としては、リモートワークを完全に廃止するのではなく、全社員に週数回のリモートワークを導入した企業もあるようです。

リモートワーク導入に必要なもの

リモートワークを導入する際、最低限必要なアイテムやサービスがあります。企業が提供したり補助を出したりするケースが多いです。リモートワークに必要なものと、どのように企業が対応すべきかを紹介します。

インターネット環境

リモートワークには、自宅やリモートワークを実施する場所に安定したインターネット設備が必要です。現在、自宅に光回線や無線Wi-Fiを導入していない人は少数派といえます。しかし、リモートワーク導入時は、従業員がリモートワークをする予定の場所にインターネット環境が整っているか、確認するのがおすすめです。

もし安定したインターネット環境がなければ、

  • モバイルWiFiの貸し出しや回線工事費用
  • 通信料の補助
  • スマホのテザリングを利用する場合はデータ使用料の一部補助

などを検討しましょう。

パソコン

現在、スマートフォンを持つ代わりに、自宅にパソコンがない人が増えています。企業はマウス・Webカメラ、ヘッドセットなどのPCアクセサリーも含め、リモートワークに使うパソコン貸出も視野に入れるべきです。

全社員が会社から持ち出せるPCを企業が提供するには、企業規模によってはそれなりの経費がかかります。しかし「マニュアルの一元化」「大幅な割引」「セキュリティソフトの標準装備」など、企業側にもメリットがあります。

セキュリティ

ビジネス上の機密情報を守るためにも、セキュリティへの意識は必要です。リモートワークを導入する企業には、各ベンダーが開発したセキュリティソフトやVPN接続が推奨されています。モバイルWiFiなどの提供もセキュリティ対策には効果があるといわれています。

また、何より大切なのは、リモート環境下で「安易に機密情報を口にしない」「メモ書きした用紙の処理を徹底する」といった一人ひとりのセキュリティ意識です。リモートワーク実施には、企業全体のセキュリティポリシー策定を含めた対策が必要とされます。

チャットアプリなどの連絡手段

勤務中に従業員同士がコミュニケーションを取ったりミーティングをしたりするチャットアプリやツールが必要です。「Google meet」「chatwork」「Slack」「LINEWORKS」「Zoom」などがよく知られていますが「Microsoft teams」「Band」「Talknote」などを利用する企業も多いです。料金や機能を比較して使いやすいアプリを選択しましょう。

ちなみに通話やビデオ通話が可能か、タスク管理できるかなどの機能を重視してチャットアプリやツールを選ぶ企業が多いです。気になるアプリは、音質や画質のチェック、タスク管理がスムーズにできるかなど、無料版を試用して確認しましょう。

勤怠管理システム

リモートワークを導入する際「どのように従業員の勤怠管理をするか」を議題にあげる企業は少なくありません。リモートワークの勤怠管理には、専用システムの導入がおすすめです。

中小企業には「ジョブカン勤怠管理」「Touch on time」「HRMOS」などが知られていますが、大企業向けとして「バイバイタイムカード」「WiMS勤怠/SaaS 勤務管理システム」なども登場し活用する企業が増えています。
選定のポイントは、

  • 有休・残業の申請やさまざまなシフトへの対応
  • 打刻の種類(休憩やランチなど)
  • スケジュール管理機能の有無

などでしょう。使いやすいか、企業の業種・文化にフィットしているか、などもチェックポイントです。スマホからの打刻を認めるか、リモートからリアルタイムで従業員の稼働状況をチェックする機能の有無なども検討しましょう。

業務遂行に必要なソフトウェア

業種や業務によって種類は異なりますが、業務に必要なソフトウェアも必要です。メーカーはさまざまですが

  • 在庫管理にはERPソフト
  • 顧客窓口にはCRMソフト
  • 経理には会計ソフト
  • 開発にはプログラミングソフト

などが代表的なものです。

普段から使用しているソフトの場合、遠隔で利用できるように調整するだけで済みます。しかし、リモートワーク実施により、新たなソフトを導入する場合は、進捗やコスト面で配慮が必要です。

リモートワークで使える福利厚生

企業の中には、オフィス規模を縮小するためにリモートワークを従業員に推奨する会社もあります。その場合、リモート環境整備や光熱費、ランチなどに費用補助を出す企業がほとんどです。

給与にあらかじめ設定した負担経費を上乗せして付与するケースや、毎回申請させるケース、従業員から希望されたグッズを会社がまとめて発注するケースなど、対応方法は多岐に渡ります。トレンドにのってリモートワークを導入したという企業でも、他社との差を生まないようにリモートワークを実施する従業員に対して、さまざまな福利厚生を取り入れています。

福利厚生としてオフィスに置き型のスナックやドリンクなどの食事補助を取り入れている企業は多いです。リモートワークだとこうした福利厚生は難しいと思われがちですが、エデンレッドジャパンでは「チケットレストラン」という電子カード配布型の福利厚生食事補助サービスを提供しています。

チケットレストラン」は、全国70,000店以上の大手飲食店・コンビニエンスストアで利用できます。出社する従業員はもちろん、リモートワークやワーケーション、出張などさまざまなスタイルで働く全国の従業員が利用できるため、平等で使い勝手が良いサービスだと好評を得ています。

リモートワークで便利なグッズ

リモートワークを始めてから「あると便利」「こんなグッズが欲しい」といった声が従業員から上がることもあります。従業員が自費で購入するケースがほとんどですが、補助があったり割引を受けられるサービスと提携していたりする企業も存在します。リモートワーク環境下では、どのようなグッズがあると便利か、「買ってよかった」という口コミが多いグッズを紹介します。

PCアクセサリー

リモートワークを推奨する企業では、パソコンとともにマウスやWebカメラを貸出すケースが多いですが、他にもあると便利なPC周りのグッズがあります。

  • 2画面で作業できるデュアルディスプレイ
  • ノートパソコンを作業しやすい高さ・確度に調整できるノートパソコンスタンド
  • PC周辺機器につなぐ延長コード

などは、快適なリモートワーク実現のためにおすすめのPCアクセサリーです。

パソコン周辺のインテリア

リモートワーク初心者の間は、業務に使用するデスクやチェアはPC専用のものを用意していない人もいます。

食卓やセンターテーブルなどで長時間パソコン作業をするのは疲れるものですが、そこで初めてPCデスクやパソコン作業専用の椅子、ゲーミングチェアなどの必要性を感じる人もいます。

また、オンラインミーティングの際は表情がわかりやすいデスクライトなどもあるとよいでしょう。自宅で作業する人には生活空間と仕事空間を分けるパーテーションなども必要になる可能性が高いです。

セキュリティグッズ

セキュリティグッズといっても、家の鍵などではなく、主に守秘義務を遵守するために必要なグッズのことです。

  • 仕事の情報を紙に残さないための電子メモ
  • オープンな場所でモニターの覗き見を防ぐプライバシーフィルター
  • 破棄した書類を判読不可能にするシュレッダーやマーカー

などがあげられます。

自宅や近所のカフェなど、慣れた場所での業務では、ついセキュリティ意識が緩むものです。こうしたグッズを従業員に利用させるのは、セキュリティ意識のキープにも効果的です。

リモートワークをする場所

自宅で作業スペースを確保できない従業員のためにコワーキングスペースやサテライトオフィスなどの利用料を負担する企業もあります。

また、普段は在宅勤務でもたまにはカフェなどで作業をすると気分転換になるでしょう。エデンレッドジャパンの「チケットレストラン」を活用し、従業員が支払う飲食代を軽減させることで気軽にカフェやファミリーレストランなどでのリモートワークを実現できます。

リモートワークに必要なスキルと意識

人によってリモートワークに向き・不向きがあることは否めません。リモートワークでスムーズに業務を遂行させるために必要なスキルと、従業員に必要な意識を見ていきましょう。

タイムマネジメントスキル

リモートワークをする人から「気づいたら就業時間だった」「オンオフが付けられず長く残業してしまった」といったタイムマネジメントに関する悩みや不満を目にすることがあります。大前提として、長時間働いていれば仕事で評価されるというのは古い体質の会社です。

また、出社していれば、オフィスにいる上司や同僚の動きから、なんとなく時刻が把握できるものです。自宅でリモートワーク中だと時間への意識が薄まることはあるでしょう。だらだらと仕事を続けがちなリモートワークだからこそ、オンオフのメリハリをもって業務時間中に仕事を終わらせる意識が必要です。

それには、タイムマネジメントスキルが求められます。従業員のタイムマネジメントスキルを磨くには、まず、会社側が毎朝大体の業務スケジュールを報告させ、終業時にスケジュール通りに業務が進んだか、結果を報告させるなどするとよいでしょう。

コミュニケーションスキル

リモートワーク環境下では、オフィスで肩を並べて仕事をするとき以上に従業員間・取引先とのコミュニケーションに気を配る必要があります。チャットやオンラインミーティングツールで定期的に連絡を取り合うことが大切です。勤務時間やタスク完了の報告、トラブル発生時の連絡などは、ルールやひな形を決めておくと従業員も具体的なコミュニケーションが取りやすいでしょう。

また、各々が遠隔でコミュニケーションを取る場合には、一層コミュニケーションスキルが求められます。誤解を生みやすいテキストになっていないか、オンラインミーティングで表情が暗く見えていないか注意を呼びかけましょう。

セキュリティ意識

リモートワークをする人には、万全のセキュリティ意識が求められます。特に、リモートワーク初心者が多い企業では再三にわたる呼びかけが必要です。

  • オープンな場所での業務ではフリーWi-Fiを使わない
  • 書類やパソコンの盗難に気をつける
  • オープンな場所での音声通話やオンラインミーティングは控える

など、細かなルールの策定と従業員への徹底は鉄則です。

リモートワークが長期にわたる場合は、数週間に1度くらいのペースで情報セキュリティに関するアンケートや簡単なテストを行うことも検討しましょう。従業員のセキュリティ意識をキープさせるには効果的です。

自己管理能力

上司や同僚がいないリモートワーク環境下でも、会社に求められる業務を定められたスピードで遂行しなければなりません。一人で黙々と作業をするのが苦手な人は、「成果がわかりづらい」「集中力が続かない」といった課題を抱えがちです。自分で仕事に対するモチベーションをキープし、望まれる成果をあげるためには自己管理能力が必要とされます。

どう自己管理していいかわからない人には、目標を数値化できる業務は会社への成果報告を義務付け、クリアさせるのがおすすめです。「絶対クリアさせる目標」というよりゲーム感覚で楽しませ、上司は評価をしっかり言葉にして伝えましょう。

また、通勤の必要がないリモートワークでは、つい睡眠や食事の時間が不規則になりがちです。不規則な生活をしていると集中力や自律神経が乱れがちになり、仕事に影響が出ることもあります。起床・食事・睡眠時間は、出社時と同じようなサイクルになるよう意識させましょう。

加えて、食事の内容も自己管理・体調管理に関わってきます。「人を良くするのは口にするものから」とはよくいったものです。「チケットレストラン」で、従業員がおいしく栄養バランスの良い食事を取りやすくするのも効果があるでしょう。

リモートワークに必要なものを準備して環境を最大限に活かす

リモートワークは働き方改革の実現や感染症拡大抑制に大きな効果があり、企業運営にもメリットがあるため導入する企業が増えています。しかし、一方で、同じ企業内で実施できる人・できない人が分かれたり、リモートワーク初心者にはさまざまなルールや管理が徹底できなかったりして課題が多いのも事実です。

企業も従業員も快適なリモートワーク環境を実現するには、さまざまな福利厚生や補助制度の導入や、従業員一人ひとりの意識やスキルの向上が必要となるでしょう。

チケットレストラン」は福利厚生の充実やリモートワーク環境下でも従業員の働き方と企業への信頼を高めるサービスです。リモートワークを導入する企業は、新たな福利厚生として検討してみましょう。

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