社員同士のコミュニケーションの重要性
企業運営の戦略として、社員同士のコミュニケーションの重要性が見直されています。HR総研が2020年に行った調査結果では「『社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる』と認識する企業は9割超」といった報告もあるようです。
社員同士のコミュニケーション不足の理由や、なぜ社員同士のコミュニケーション不足が企業運営や日々の業務への障害となりえるのか、ひも解いていきましょう。
社員同士のコミュニケーション不足の理由
多くの人にとって職場で過ごす時間は、自宅や友人と過ごす時間よりも長いものです。現在「テレワークによって社員同士のコミュニケーションがとりづらくなった」という声もありますが、社員同士のコミュニケーション不足には、それ以外にも根深い要因がありそうです。詳しく見ていきましょう。
社員の年齢層のバラつき
以前の日本のビジネスシーンでは、年功序列や年長者の考え方を尊重するのが当然とされていました。現在は大手企業でも実力主義へと変化しつつあります。こうした風潮の中、多くの企業が毎年、新入社員や中途社員を受け入れを行うため、社員の年齢層にもバラつきが生じます。
このような状況でプロジェクトや部署のトップが、社員とのコミュニケーションや社員同士のコミュニケーションを重要視していない場合、社員間でジェネレーションギャップを感じる事態が起こりやすい側面があるでしょう。
社員の性別の偏り
持って生まれた属性の一つに性別があげられます。男女間で考え方やライフスタイルに大きな違いは生まれがちです。男女の比率が大きく異なる企業では、少数のジェンダー側がコミュニケーション不足を感じる事態が起こりやすいものです。
特に、男女差別が激しい職場では、性別だけを理由に本人が望まない業務や勤務スタイルを強いられるケースを頻繁に耳にします。性別の違いが、男女間に大きな溝を生む事にもつながりかねないのです。
入社時期や勤務スタイルの多様化
以前は終身雇用が主流だった日本ですが、現在は新卒社員の3人に1人が入社3年以内に転職をする時代です。企業側も、入社前から事業に対するスキルや知見を持った中途入社の受け入れに注力しています。
中途入社の受け入れにより同期入社がいない社員や、中途入社の条件として時短やリモートなど働き方に選択肢を与えられる社員が社会全体に増えています。社歴が長い社員と中途社員の間で「気軽に話せる上司・同僚がいない」「中途社員のことがよくわからない」「コミュニケーションを取る機会がない」といった状況が生じやすく、気持ちのすれ違いにつながりやすい側面があるでしょう。
チームや部署のセクショナリズムが顕著
効率性を重視するあまり、チームや部門によるタテ割りでの管理、セクショナリズムが顕著な企業もあるでしょう。セクショナリズムには「チーム内の結束が固まる」「専門性が高まる」などのメリットもありますが、もともとは部署ごとに情報や利益が集中し、組織全体の連携や生産性が損なわれるといった悪い意味で使われる単語です。部署ごとに特化したプロジェクトや課題が増えるにつれ、組織全体のコミュニケーションや関係性が薄れる傾向があります。
企業が経営戦略の一つとして推し進めるような大型プロジェクトもセクショナリズムが原因でとん挫したり、予定が大幅に狂ったりすることもあります。こうした状況になったとき、それぞれの部署が他部署に責任をなすりつけるなどして、より一層セクショナリズムが深まることもあるようです。
社外活動の縮小
現在はコロナ禍により、飲み会やスポーツレクリエーション、社員旅行などの社外活動が縮小されている傾向があります。
しかし、コロナウイルス感染拡大防止以外の観点でも、社員のプライベートに企業の社外活動を無理強いするのはハラスメントの一環として捉える傾向が強く、社外での社員同士の関わりが希薄になりつつあるといえるでしょう。
社員同士のコミュニケーション不足が引き起こす課題
社員同士のコミュニケーション不足の理由は一つではなく、さまざまな要因が複雑に絡み合って生じます。「社員同士がコミュニケーション不足でも仕方がない」と考える企業もありますが、社員同士のコミュニケーション不足は企業運営における課題の要因にもなりえるため、積極的に解決を働きかける企業がほとんどです。社員同士のコミュニケーション不足は、どのような課題を引き起こす傾向があるのでしょうか？
頻発するミス
「報・連・相」が徹底されない場合、人的なミスが起こりやすいことは、多くの人がご承知の通りでしょう。社員同士のコミュニケーション不足は、こうしたミスの要因となりがちです。
コミュニケーション不足が発端のミスが頻発することで、ますますセクショナリズムが顕著になり、部署間でギスギスした空気が漂い、最悪のケースでは顧客に迷惑がかかる場合もあります。ミスの頻発から顧客の信頼を失い、取引や売り上げを失うことにもなりかねません。
生産性の低下
コミュニケーション不足の弊害として、必要な情報が必要な時に必要な部署、担当者に行き渡らないといった状況が起こりがちです。こうしたことが相次ぐと、企業全体の生産性が低下することにつながります。
業務を遂行する上で必要な情報がないと、業務が滞ったり、毎回同じことでつまずいたりといった状況になりかねません。「社員のやる気が損なわれる」「目標に到達するまでに不要な時間がかかる」といった、企業全体の士気や生産性が下がる状況を招くこともあります。
離職率の加速
社員同士のコミュニケーションが不足する職場では、社員が居心地の悪さを感じるケースも珍しくありません。「連携がうまく取れない」「会話がない」といった状態をハラスメントと感じてしまう人もいます。こうしたことが原因で社員の離職につながるケースもあります。
出典：中小企業庁 第2部 中小企業・小規模事業者のさらなる飛躍 ２.人材の定着
野村総研による「中小企業・小規模事業者の人材確保と育成に関する調査」の結果によると人間関係を理由に3年以内に離職した人は全体の36.5％（上司・経営者への不満、同僚への不満、ハラスメントの3項目合算）にも上ります。離職率を下げたい企業は社員同士のコミュニケーションに本腰を入れて配慮する必要があるでしょう。
理念や目標が浸透しない
企業の社会的価値や社員のロイヤリティに深く関わるとして「ミッション・ビジョン・バリュー（以下、MVV）」といった企業理念を策定する企業が増えています。社員同士のコミュニケーション不足が問題となる職場では、こうした企業目標が浸透しない、もしくはMVVが軽視されるといった状況に陥りがちです。
MVVは企業のブランドイメージや採用活動にも直結します。策定にはコストや時間もかかります。それなのにMVVが浸透しないと「社内全体に締まりがない」「なんのために働いているかわからない」といった声が上がることもあります。
社員同士のコミュニケーション活性化に期待できる効果
反対に社員同士のコミュニケーションが活発な場合は、企業の経営活動にどのようなプラスの効果が期待できるのでしょうか？代表的な例を見ていきましょう。
定着率のアップ
職場が居心地の良い状況であれば「辞めたい」と感じる人は当然減ります。厚生労働省が2022年に発表した「雇用動向調査」によると令和3年度の転職者が前職を離職した理由の中で最も多いのが「定年・契約期間の満了」であり、次いで多いのが「職場の人間関係が好ましくなかった」という回答です。中でも女性の転職者があげる個人的な離職理由の第1位となっています。
出典：厚生労働省 令和3年雇用動向調査結果の概況
逆説的にいえば、職場の人間関係、社員同士のコミュニケーションを活性化することで離職率を抑制し、定着率を上げることにつながる可能性が高いです。
生産性の向上
社員同士のコミュニケーションが活発で居心地の良さが保証された環境ではワークエンゲージメントが上がる可能性があります。人間は不快感や居心地の悪さがない環境では目先の目標に向かって前向きに取り組むことができるものです。
これにより、企業全体の生産性が上がることも起こりえます。生産性が上がった分をしっかり社員への評価に還元できれば、ますます企業へのロイヤリティやワークエンゲージメントが上がり、企業成長するという好循環を生み出す可能性もあるでしょう。
ハラスメントの抑制
厚生労働省が2021年に発表した「令和2年度 職場のハラスメントに関する実態調査」によると、ハラスメントが発生する職場環境については、パワハラ・セクハラともに「上司と部下のコミュニケーションが少ない／ない」と明記されています。ハラスメントが起こる職場には他の特徴も共通点とされていますが、コミュニケーションが取りづらい人間関係が悪い職場であると推察できます。
逆説的にいえば、離職率の高い企業では、ハラスメントをはじめとした人間関係を起因とする不快な状況が日常的に存在するともいえるでしょう。ハラスメントは今や、違法行為として認定されることもあります。社員同士のコミュニケーションを円滑にしてハラスメントを抑制することは企業のリスクマネジメントといった面でも有効な手段なのです。
社員同士のコミュニケーション活性化のアイデア
社員同士のコミュニケーションを活性化させるには、斬新なアイデアが必要だと考える人もいるでしょう。しかし、現在の職場環境にプラスαするだけで、革新的に社員同士のコミュニケーションが円滑になる可能性もあります。すぐに取り入れやすい社員同士のコミュニケーションを活性化させる施策例を紹介します。
社食などコミュニケーションの場の提供
以前から、日本のビジネスシーンでは社員同士のコミュニケーションの場として、終業後の食事会や飲み会の開催が当然のように行われていました。しかし、近年はコロナウイルス感染拡大防止の観点や、ハラスメントの助長につながるとして、終業後に社員を強制的に集めるのはNGとする企業も多いです。代わりに社食やランチミーティングなどの制度を充実させる企業が増えています。
2015年にマンパワーグループが行った福利厚生についての調査では「実際にあってよかった会社の福利厚生」の第一位が「食堂・昼食補助」という結果でした。社食や昼食の補助は社員の満足度を高めるためにも有効な施策なのです。
しかし、0から社食設備を整えるとなると企業にとっては大きな負担となります。現在は、職場にお惣菜を届けてくれるサービスや簡易ケータリングなどのサービスもあるので、企業のカラーにあわせた社食サービスを取り入れるのがよいでしょう。
そこでおすすめなのが、エデンレッドジャパンの「チケットレストラン」です。「チケットレストラン」は電子カード配布型の福利厚生食事補助サービスです。全国7万店以上の大手飲食店・コンビニエンスストアなどで利用できます。勤務に関わる食事であれば、昼食だけでなく、間食・夕食など、思い思いの時間に好きな店舗で利用できる点も自由度が高く、また導入にコストがかからないため社員にも企業にもメリットが高いです。
「今日はどこにいく？」「何を買う？」「チケットレストランが使えるおすすめのお店は？」といった社員同士の会話が生まれるキッカケにもなると好評を得ています。
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部活動などのレクリエーション
昔は企業全体の創業祭や運動会、社員旅行など全社員が強制参加のレクリエーションなどを開催する企業は少なくありませんでした。しかし、時代の移り変わりや企業の規模が拡大するとともに、こうしたイベントは減少傾向にあるでしょう。
職場のイベントへの強制参加に不快感を感じる社員が減った一方、コミュニケーションの機会も減少したことは否めません。そこで、社員の趣味や特技を活かした部活動といった形で終業後や休日にコミュニケーションの場を設ける企業が増えています。運営は有志の社員に任せるものの、企業が活動に対し何割か補助を出すという形がほとんどでしょう。
ゴルフ部やワイン部、フットサルクラブなどの部活動はよく耳にしますが、サイクリング部やボードゲーム部、マラソン部などを立ち上げる企業も多いです。
ハラスメント防止宣言
社員同士のコミュニケーションを活性化させるには、まず企業がハラスメント行為に対し、明確に「NO」を表明することも必要です。先述しましたが、ハラスメントは違法行為として法務省や厚生労働省も規制に力を入れています。
ハラスメントをわかりやすく言い換えると「嫌がらせ」に近いでしょう。大企業だけでなく、中小企業にもこの法律が適用されたのは「国内のすべての企業がハラスメント行為を許してはならない」という政府の意思の表れでもあります。
ハラスメントを規制する法律は、いわゆる「パワハラ防止法」と呼ばれるのが一般的ですが、マタニティハラスメントやセクシャルハラスメントなど、採用面接時のハラスメント行為など全ハラスメント行為を禁ずる法律です。企業は全社員にわかるように「ハラスメント防止宣言」をするなどして、ハラスメントに対して強い拒否の姿勢を見せることが求められています。
管理職に向けたコミュニケーション研修
チームのコミュニケーションが円滑かどうかは、チームを率いるマネジメント人材の手腕にかかっています。管理職と一般の社員では、職場のコミュニケーションに関する感想に齟齬があるケースも少なくありません。
管理職のコミュニケーション能力向上に向けた研修などに注力するのも良いでしょう。部下の話を聞かず、一方通行の会話や指示だけで「部下とのコミュニケーションはうまく行っている」と勘違いしてしまう管理職も少なくないため、人事や総務、経営層が危機感を持つことが重要です。
1on1の徹底
社員が本音を話せる1on1の機会を設けることで、上司と部下のコミュニケーションが円滑になったり、社員のガス抜きになったりするでしょう。また、部下や上司の印象や評価も1on1で明確になることもあり、お互いを知り、業務改善につなげるために有効な施策の一つです。
1on1は、短いスパンで定期的に決まった人物が主導して行うのが大切です。日々の業務でスケジューリングが難しい時もありますが、マネジメント側が最優先にすべき業務だと心得ておきましょう。
オンラインチャット・オンラインミーティング
コミュニケーションは対面で行われるものがすべてではありません。リモートワークが普及した現在、オンラインチャットやオンラインミーティングが盛んにおこなわれる企業とそうではない企業では、社員同士のコミュニケーション量に大きな差がつきがちです。
企業は社員が使いやすいチャットツール、ミーティングツールの選定や使い方の周知を心掛けましょう。ツールの中に業務に関することだけでなく、思ったことを自由に発信できたり、社員同士が感謝を伝え合ったりできる場を設けるのも良い施策として多くの企業が取り入れています。
社員コミュニケーションの活性化成功事例
社員コミュニケーションの活性化に成功した事例を紹介します。実行するには大きな覚悟や準備がいる施策ですが、参考にすることで新たなアイデアにつながるでしょう。
オンライン社内運動会｜株式会社レバレッジ
株式会社レバレッジ（以下、レバレッジ）は、ヘルスケア領域やフィットネス領域の事業を手掛ける急成長中のベンチャー企業です。サプリメントなどの自社製品販売や健康に関する自社メディア・YouTube運営などを行うレバレッジでも、コロナ禍以降、テレワークでの業務が主流となり、社員の健康増進やコミュニケーションに課題を感じていました。
このような懸念から、2020年6月にZoomを活用したオンライン運動会を開催しました。社員それぞれが自宅などからの参加のため、競技も思考を凝らし「借り物しりとりリレー」「靴下ミルフィーユ」など激しい運動は必要がない競技を取り入れたことで多くの社員が積極的に競技に参加したそうです。チーム制にしたことでそれぞれのチームで団結も強まり、別部署の社員同士でもお互いを知る良い機会になったということです。
引用：Wantedly 株式会社レバレッジ 「熱く盛り上がった日本初！？のオンライン運動会」
参考:https://www.lev.co.jp/
FRIENDSHIP DAY｜株式会社ZOZO
日本最大級のECサイトZOZOTOWNを運営する株式会社ZOZO（以下、ZOZO）は、社員の働きやすさを考慮したオリジナルの施策を実現させることで注目を集める企業です。ZOZOには「FRIENDSHIP DAY」と銘打った社内交流イベントがあり、社員同士が部署の垣根を越えてコミュニケーションを取れるよう企業が主導しています。
そもそもZOZOでは「社員同士が親友のような関係になること」を企業目標の一つに掲げています。FRIENDSHIP DAYは「会社の規模が年々大きくなる中、事業部や所属拠点を越えた新しいつながりをつくることで、社員同士がお互いをよく知り、楽しく働きやすい環境や関係性を築く」ことを目指した、まさに社員同士のコミュニケーション活性化のためのイベントといえるでしょう。このイベント自体、社員の提案から始まったそうで、ZOZOがいかに社員同士や社員と企業のコミュニケーションに注力しているか、が伺えます。
2021年度は「同ZO会（同窓会）」というテーマのもと同世代のグループをつくり、同世代同士で共通の話題で盛り上がれるイベントにしたそうです。ZOZOは事前に、年代に応じて、青春時代に流行ったお菓子の詰め合わせや食品を提供、過去の流行をまとめたオリジナルの年表やうちわなどのグッズを配布するなどして、社員同士の交流がより円滑に進むよう工夫したそうです。
引用：サスティナビリティ/社内交流イベント「FRIENDSHIP DAY 2021」を開催
参考:https://corp.zozo.com/
チケットレストランによる社員コミュニケーションの活性化成功事例
多くの企業が独自の施策でコミュニケーション活性化に挑む中、新しい施策に乗り出すには人材やコストの面でリソースが足りない企業もあるでしょう。利用率が高く、多くの社員の生活にプラスになる「チケットレストラン」を導入したことで、スムーズに社員同士のコミュニケーション活性化に成功した企業もあります。2例紹介します。
株式会社サニクロ
株式会社サニクロは、部品検査の専門会社です。事業の特徴として、パート雇用の社員が多く、給与とは別の形でパート社員の生活を支える施策としてチケットレストラン導入に踏み切りました。
企業の拠点が市街地から離れた地域にあるため、チケットレストラン導入前は、社員は食事を持参したり、企業が飲料を用意したりしていました。チケットレストラン導入により、社員それぞれが近隣のコンビニエンスストアで思い思いの商品を用意できるようになりました。
正規雇用の社員、パート社員ともに利用できる福利厚生サービスを導入したことで社員同士のコミュニケーション活性化につながり、企業へのエンゲージメント向上にも役立っているそうです。
参考： https://r.goope.jp/saniclo
導入事例はこちら
エステー株式会社
エステー株式会社（以下、エステー）は「お客様の暮らしを明るく元気にする」企業づくりを念頭に「まずは社員を明るく元気に」という理念を掲げています。食事の面から社員の健康づくりをサポートするためチケットレストランを導入しました。
エステーでは、企業の拠点が日本全国にあり、場所や部署によって働く環境が大きく異なるため、全国に多くの加盟店があるチケットレストランは、勤務地域や職種が異なる社員でも平等に福利厚生が受けられる点を評価して導入したそうです。
導入後、チケットレストランの存在は、社員同士のコミュニケーションツールにもなっているそうです。エステーが目指す、明るく元気な企業イメージの促進にも役立っています。
参考： https://products.st-c.co.jp/
導入事例はこちら
社員同士のコミュニケーションを活性化してポジティブな企業成長を導こう
社員同士のコミュニケーションは活性化させることで生産性や社員の定着率、企業イメージの向上にもつながる、企業戦略において無視できない重要項目です。リモートワークが普及した現在、社員同士のコミュニケーション不足に悩む企業は少なくありませんが、今回紹介した施策例や成功事例を参考に活性化に乗り出しましょう。
