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昼食代を経費にするなら勘定科目は何?福利厚生費にするためのポイントも

2023.02.09

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昼食代を経費にする場合、勘定科目には何を選べばよいのでしょうか?また、福利厚生費として計上するにはどうしたらよいのでしょうか?法人としての節税にもつながる昼食代の処理について整理していきましょう。昼食を福利厚生として処理できるおすすめのサービス「チケットレストラン」についても紹介します。

昼食代の仕訳に使われる勘定科目は?

昼食代を経費として計上するにあたり、勘定科目に何を選ぶかで迷ってしまう経理担当者は少なくありません。ここでは、適用される勘定科目とその内容を紹介します。

基本の勘定科目は3種類

昼食代を含む食事代の仕訳をする際は、以下の3つの勘定科目からいずれかを選びます。

  • 交際費(接待交際費):取引先への接待や親睦を目的とした飲食費
  • 会議費:会議に伴う飲食費
  • 福利厚生費:従業員への慰安を目的とする飲食費

どのシーンで発生した食事代をどの勘定科目にするかによって、損金(経費)の額が変わります。法人としての節税に関わる重要なポイントとなるため、しっかりと理解して処理をする必要があるでしょう。

勘定科目ごとのポイント

「交際費(接待交際費)」「会議費」「福利厚生費」それぞれの勘定科目には、仕訳の際に知っておきたいいくつかの大切なポイントがあります。正確かつ節税効果の高い会計処理をするためのヒントとして確認していきましょう。

交際費(接待交際費)

交際費(交際接待費)は、取引先など社外への接待や懇親を通じ、ビジネスの円滑化を目的として支出を計上する際の勘定科目です。

法人税法上、原則として交際費は損金(経費)に計上できません。これは、交際費の適用範囲の広さから、過剰に計上して不適切な節税工作が行われるのを防ぐための措置です。

一方、適切な会計処理をしていても、ある程度の交際費は発生するのが一般的であることから、国税庁は企業規模ごとに一定の損金算入を認めています

資本金規模 損金算入限度額
1億円以下 以下いずれかを適用
・定額控除限度額(年間800万円)まで
・接待飲食費×50%まで
1億円超100億円以下 接待飲食費×50%まで
100億円超 なし(全額損金不算入)

一方で国税庁は、接待交際費に該当する飲食代の総額が、参加人数で割って5,000円以下である場合、接待交際費に含めず損金算入できると定めています。この特例を一般的に「5,000円基準」といいます。

つまり、費用を5,000円基準内に収める限り、実質的に損金算入限度額に影響を与えることなく接待交際費を計上できるのです。

なお国税庁は、5,000円基準を適用し、接待交際費を会議として計上する際の条件として、以下を満たす書類の保存を求めています。

(1)飲食等のあった年月日
(2)飲食等に参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者等の氏名または名称およびその関係
(3)飲食等に参加した者の数
(4)その飲食等に要した費用の額、飲食店等の名称および所在地(店舗がない等の理由で名称または所在地が明らかでないときは、領収書等に記載された支払先の氏名または名称、住所等)
(5)その他飲食等に要した費用であることを明らかにするために必要な事項

出典:No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算|国税庁

5,000円基準に該当する場合、勘定科目は「会議費」とするのが一般的です。会議費は全額を損金算入できるため、節税効果が期待できるでしょう。

会議費

「会議費」は、取引先との商談や打ち合わせを目的とした支出を計上する場合、もしくは1人あたり5,000円以下の接待交際費を計上する際の勘定科目です。

会議費そのものに損金算入の上限額はありません。食事代、会場代、資料代、飲食代など、会議費として計上されたものは、すべて経費として処理が可能です。

そのため、会議費を計上するには、会議の実態を証明する書類を保存しておかなければなりません。具体的には、議事録や、会議の参加人数、参加者氏名をメモした領収書などが該当します。

また、会議費という名目上、飲食にアルコールが含まれていたり、場所が居酒屋だったりといったケースは基本的に認められません。

あくまでも、仕事にまつわる会議や打ち合わせを行った場合に適用できる勘定科目です。

福利厚生費

「福利厚生費」は、従業員の生活向上や働きやすい環境作りを目的とした支出を計上する場合の勘定科目です。

福利厚生費は、原則として全額を経費として損金算入できます。提供した福利厚生について、企業側、従業員側ともに税金や保険金の負担もありません。

ただし、あくまでも従業員の生活や環境の向上や安定を目的とした支出だけに、福利厚生費として認められるには、すべての従業員に平等の条件で提供され、なおかつ内容や金額が妥当である必要があります。

仮に企業が福利厚生として提供したサービスであったとしても、国税庁に認められなければ給与として扱われ、課税対象となるのです。

国税庁は、昼食を含む食事を福利厚生費として非課税で計上するための要件として、以下の2つを挙げています。

(1)役員や使用人が食事の価額の半分以上を負担していること。
(2)次の金額が1か月当たり3,500円(消費税および地方消費税の額を除きます。)以下であること。
(食事の価額)-(役員や使用人が負担している金額)

出典:No.2594 食事を支給したとき|国税庁

具体例としては、1カ月あたり6,000円の業務にまつわる飲食代のうち、3,000円を従業員が負担している場合、上記の要件を(1)(2)ともに満たすことから福利厚生費として計上が可能です。

対して同じく1カ月あたり6,000円の業務にまつわる飲食代のうち、従業員の負担が2,500円だった場合、(1)の要件を満たさないために福利厚生費としては計上できません。この場合、企業の負担となる3,500円が全額給与として扱われ、課税対象となります。

なお福利厚生費として昼食を計上する場合、原則として現金での支給は認められていません。これは、現金で支給した場合、用途が昼食代であることを証明できないからです。

同様に、立て替え払いも認められません。食事の提供者に対し、企業が直接代金を支払うことが、福利厚生として昼食代を計上するための大前提なのです。

この昼食代の勘定科目は?ケーススタディ

業務にまつわる昼食代の支払いについては、さまざまなケースがあります。主なケースと、それぞれに適用される勘定科目を整理していきましょう。

Case1:1人での昼食

1人で昼食に出掛けて支払った代金は、業務に必要な経費ではなく、個人の食事代となります。よって、「接待交際費」「会議費」「福利厚生費」のいずれにも該当しません。

Case2:社内のランチミーティング

社内のランチミーティングは、社内会議を兼ねていることを前提として、1人あたり5,000円を上限に「会議費」として経費計上できます。

経費計上の根拠となるよう、日時や参加者のメモ、領収書などを保管しておきましょう。

Case3:取引先への接待に伴う昼食

取引先との昼食は、1人あたり5,000円未満であれば5,000円基準が適用され「会議費」、5,000円以上であれば「接待交際費」となります。

Case4:取引先との会議に伴う昼食

取引先との食事が、会議に伴うものである場合、「会議費」での計上が可能です。

会議費には上限金額が定められていないため、会議の実態があり、必要と認められる範囲であれば5,000円を超えても問題はありません。

Case5:社内の親睦会としての昼食

実際の出席人数にかかわらず、全社員を対象として計画された親睦会で昼食をとった場合、勘定科目は「福利厚生費」となります。

一方、上司が数人の部下を連れて親睦会を開くような場合、「全社員が対象」との福利厚生の前提に反するため、福利厚生費としての計上はできません。この場合、「交際費」での計上となります。

Case6:従業員とのオンライン会議中の昼食

たとえオンライン上であったとしても、会議を目的として支払った食事代は「会議費」です。

特別なルールこそありませんが、ビジネス目的の会議であることを証明する意味で、参加者それぞれの食事代金は同程度にそろえておくのがおすすめです。

Case7:従業員と居酒屋で会議

社会通念上、居酒屋はビジネスの場としては不適切です。万が一、実際に居酒屋で仕事にまつわる会議を行っていたとしても、経費としての計上は認められない可能性が高いでしょう。

基本的には、「接待交際費」「会議費」「福利厚生費」のいずれも適用はできません。

Case8:従業員とアルコールを含む昼食

アルコールを含む昼食も、Case7と同様にビジネスとは認められにくく、経費計上は難しいといえます。

仮に計上したとしても、「接待交際費」「会議費」「福利厚生費」のいずれも認められず、場合によっては脱税の意図を探られることになるかもしれません。

昼食代を経費計上する際の注意点

昼食代を経費として計上するにあたっては、事前に押さえておきたいいくつかの注意点があります。中でも特に重要な点を確認していきましょう。

経費のねつ造はNG

昼食代を経費計上するにあたり、当然ながらねつ造はNGです。

虚偽申告や内容の改ざんは、たとえ軽微なものだったとしても認められません。万が一、ねつ造をした事実が明るみに出た場合、企業の信頼が失墜するのはもちろんのこと、税務署によって重加算税を課される可能性もあります。

得られる利益より、失うものが圧倒的に大きくなるのが経費のねつ造といえるでしょう。

仕事を目的とした飲食であることを明確にする

経費として計上できるのは、あくまでも業務にかかわる支出に限ります。

例えば、取引先の人と個人的に親しくなり、休日に一緒に昼食を楽しんだ場合、その昼食によって仕事上得られるものはないために、経費としての計上はできません。

裏を返すと、たとえ相手が学生時代からの友人だったとしても、その人物が仕事上で有益な情報を持っていて、昼食を食べながら話を聞いた場合には、昼食代を経費として計上できます。

一緒に食事をした相手ではなく、食事の目的が何だったのかを整理することが、経費計上の基本といえるでしょう。

自宅近くの飲食店の利用は避ける

参加者の自宅から近い飲食店を、接待や会議の場とするのも避けるのがおすすめです。

たとえ実際に接待や会議を行っていたとしても、参加者の自宅から近い飲食店は、「プライベートの利用なのでは」との疑念を抱かれる原因となります。特に、自宅近くの飲食店の利用が複数回に及ぶ場合、その疑念はますます深まるでしょう。

これを踏まえ、昼食代を含む食費を経費計上する際は、参加者の生活圏からある程度離れた場所を選ぶことが大切です。

その上で、領収書や参加者の名前などの記録を残しておくと、スムーズに経費として認められやすいでしょう。

出張の際の昼食代は経費にならない

出張中の食事は、基本的に経費にはなりません。

というのも、出張のあるなしにかかわらず、食事はみな必要とするものだからです。食事をとる場所がどこであろうとも、食事そのものに必要なコストは変わらないというのが経理上の考え方です。

ただし、取引先との親睦を深めるために昼食をともにするなど、出張先で仕事にまつわる食事をとった場合は話が変わります。

この場合、通常の仕訳と同様に、交際接待費や会議費としての計上が可能です。それぞれの実態が伴ってのことではありますが、該当する場合にはしっかりと経費計上しましょう。

なぜその経費が必要なのかを明確にする

前述のとおり、経費は、あくまでも業務に必要な費用にのみ適用されるものです。

客観的に見て必要性があいまいな場合、接待や会議の実態があったとしても経費として認められない可能性があります。

つまり、経費として計上するものは、業務上不可欠な支出であったことを論理的に説明できるよう準備しておく必要があるのです。

どんなに小さな支出だったとしても、経費にする以上はその根拠を明確にしておきましょう。

法人か個人事業主かで扱いが異なる

経費の扱いは、法人と個人事業主とでは大きく変わります。

個人事業主の場合、接待交際費について5,000円基準はありません。食事代がいくらであれ、接待での支出は全額接待交際費として計上できます。

もちろん、業務に関連する支出であることが大前提ではありますが、損金算入限度額を考えなくてよいのが個人事業主なのです。

なお、仕訳にあたっては、接待交際費・会議費いずれの計上でも問題ありません。実態に近い勘定科目を選ぶことで、のちのちの管理がしやすくなるでしょう。

従業員の昼食代を福利厚生費として経費にするなら?

昼食代を経費にすることは、企業の節税に役立ちます。中でも福利厚生費は、法人税の節約になるほか、所得税や社会保険料の節約にもつながるでしょう。

昼食代を福利厚生費として計上できるサービス、エデンレッドジャパンの「チケットレストラン」を紹介します。

福利厚生の食事補助サービス「チケットレストラン」

エデンレッドジャパンの「チケットレストラン」は、専用の食事カードを利用した食事補助サービスです。

前述のとおり、食事代を経費にするには、まず「従業員側が半額、もしくは半額以上を負担している」「企業側の負担が1カ月あたり3,500円以下である」という国税庁が定めた指針に従わなければなりません。

「チケットレストラン」では、上記指針に従い、定められた範囲内で企業側が専用の食事カードに負担額をチャージします。

カードを支給された従業員が、そのカードを使って提携飲食店での支払いをすることで、実質的に企業からの食事補助が受けられる仕組みです。

「チケットレストラン」が提携する店舗は、全国7万店を超えています。ファミレス・飲食店からカフェ、コンビニなど、さまざまなジャンルの店舗と提携しているため、従業員1人ひとりのニーズに対応した食事補助が行えます。

国税庁の確認のもと提供されているサービスであることから、用途が食事に限定されていて、なおかつ管理と証明ができさえすれば、福利厚生費として経費で計上が可能です。

この場合、給与扱いにならないため、企業、従業員双方課税対象外となり、社会保険料の負担もありません。

従業員の昼食代を福利厚生として経費にすることを考えるなら、ぜひ検討したいサービスです。

正しい昼食代の処理で節税を目指そう

昼食代の仕訳に使われる勘定科目は、「交際費(接待交際費)」「会議費」「福利厚生費」の3つに分かれます。

経費として計上するためには、正しい勘定科目を選んだ上で必要な書類や根拠を示し、その正当性を明示しなければなりません。

中でも節税効果が高いのは福利厚生費で、課税対象となることなく従業員の食事補助が行えます。

エデンレッドジャパンの「チケットレストラン」のような福利厚生サービスを導入し、従業員への貢献と節税との両立を目指してみてはいかがでしょうか。

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